[公文应用文]邀请函和请柬的差异辨析

作者:孟庆荣 来源:应用写作杂志社

邀请函和请柬,均属于对客人发出邀请时使用的专用礼仪信函。在当今社会组织的公共关系活动中,邀请函和请柬的应用非常广泛和频繁,是社会礼仪交际的重要媒介和平台,但二者有着重要的差异,写作时不可混淆使用。

一、内涵性质差异

邀请函,也称邀请信,是各级行政机关、企事业单位、社会团体或个人邀请有关人士前往某地参加某项会议、工作或活动的一种专用书信形式,发出邀请函是为了表示正规和重视。请柬,也称请帖,是各级行政机关、企事业单位、社会团体或个人在活动、节日和各种喜事中邀请宾客使用的一种简便邀请函件,一般用于社会组织友好交往活动、座谈会、联欢会、派对、联谊会、纪念仪式、婚宴、诞辰和重大庆典等,发送请柬是为了表示庄重、热烈和隆重。邀请函和请柬在内涵性质上的差异在于:邀请函一般是为具有实质性工作、任务或事项发出的,如学术研讨会、科技成果鉴定会等;而请柬一般是为礼仪性、例行性、娱乐性活动发出的,如上述的“庆典”、“娱乐”、“晚会”等。

二、邀请对象差异

邀请函一般由社会组织出面,邀请对象的范围往往不能确指,而是某个行业或较大的范围,被邀请的人员较多,使用称谓大多为泛指。当被邀请人员较多时,邀请函的称谓可以不确指某人,而是组织,如“各培训机构”、“各煤矿企业”;当被邀请人员较少时,可以确指“张三李四”,如“尊敬的××老师”、“××同志”等。请柬可以由社会组织出面发出,也可由个人发出,邀请对象一般都是上级领导、专家、社会名流、兄弟单位代表、友好亲朋等。请柬的称谓一定要确指,如“尊敬的××教授”、“敬爱的××总经理”等。邀请函和请柬在邀请对象上的差异在于:邀请函的邀请对象与主人是宾主关系,而非上下级关系或管理与被管理的关系;而请柬的邀请对象与主人有时存在着上下级关系或管理和被管理的关系。

三、身份礼仪差异

邀请函和请柬的相同之处在于两者均属于礼仪文书,文首文尾处须使用敬语来表达礼仪,但由于二者在邀请对象身份上的差异,对于邀请对象的礼仪表达存在着相当大的不同。使用敬语有称谓和结束语两处。邀请函为了表示对被邀请者的尊重,可以使用重要的敬语,也可以使用一般的敬语。在使用称谓敬语时,可以直呼其名,如“尊敬的××女士”、“××先生”、“××教授”等。有时,由于邀请函发送对象的不确指性,当向某个行业范围发送邀请时,使用的称谓还可以不用填写姓名,如“各专家组织”、“各培训机构”等。在结语处,邀请函使用一般敬语或问候语即可,如“此致”、“专此奉达,并颂秋祺”、“敬请光临”等。

请柬,既可以表示对被邀请者的尊重,又可以表示邀请者对此事的郑重态度,因此请柬一定要使用重要的敬语,如“尊敬的×××女士/先生”、“敬爱的×经理”、“ 亲爱的×小姐”等。由于请柬发送对象的确指性,在使用称谓敬语时,一般不能直呼其名,往往采用“敬语+职务(长辈)”的模式。在请(结)语处,请柬必须使用特殊的典雅敬语,如“致以敬礼”、“顺致崇高的敬意”、 “恭候莅临”、“敬请出席”、“敬请光临指导”等,敬语是请柬的重要标志。邀请函和请柬在身份礼仪上的差异在于:邀请函的邀请对象与邀请者无上下级关系或管理与被管理的关系,可使用一般性敬语;而请柬的邀请对象与邀请者或是存在着上下级关系或管理和被管理的关系,或是专家、社会名流、友好亲朋等,感情色彩较浓,要使用重要性敬语。

四、结构要素差异

邀请函往往对事宜的内容、项目、程序、要求、作用、意义做出介绍和说明,结构复杂、篇幅较长。文尾还要附着邀请者的联络方式,且以回执的形式要求被邀请者回复是否接受邀请,文尾处邀请者需要加盖公章表示承担法律意义上的责任。

请柬内容单一、结构简单、篇幅短小,可用三两句话写清活动的内容要素。一般可使用统一购买制作的成品,有时也可自行制作随意化、人性化的精美作品,不要求被邀请者回复是否接受邀请,邀请者不必加盖印章。

邀请函和请柬在结构要素上的最大差异在于:邀请函可用信封通过邮局寄出,或通过电子邮件发送;请柬大多由“里瓤”和“封面”构成,属于折叠并有封面的形式,封面写上“请柬”或“请帖”两字,要求设计美观、装帧精良,可用美术体的文字和烫金,图案色彩装饰以鲜红色的居多,表示喜庆。

五、语言特征差异

邀请函的文字容量大于请柬。从整体而言,对事宜的内容、项目、程序、要求、作用、意义做出详细的介绍和说明,务必使被邀请者明确其中的意思,达到正常交流交际的效果,最终做到表意周全、敬语有度、语气得体。

请柬的文字容量有限,要十分讲究对文字的推敲。语言务必简洁、庄重、文雅,但切忌堆砌辞藻;语气尽量达到热情和口语化,但切忌俚俗的口语;请语以文言词语为佳,但切忌晦涩难懂。最终做到话语简练、达雅兼备、谦敬得体。

邀请函和请柬在语言特征上的差异在于:由于二者在邀请对象和身份礼仪上的差异,因此,邀请函的语言要准确、明白和平实;而请柬的语言务必简洁、庄重和文雅。

鉴于邀请函和请柬具有上述五种重要的差异,在应用两种礼仪文书时,就应酌情慎重行文,以求“文”“意”相匹配,实现社会组织准确无误地传达有关信息,确保社会交际礼仪作用的充分发挥,以最大限度地激发有关组织或个人的兴趣,从而展示自身良好形象和达到预期的理想交际效果。

(作者:辽宁经济管理干部学院教授)

编辑:杨红星

来源:http://www.appliedwriting.com

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